L
Af direktør Niels Henrik Larsen, Udlændingestyrelsen
Siden marts 2020 har det meste af Danmark måttet øve sig på en særlig disciplin inden for arbejdslivet – fysisk distancearbejde. Og med distancearbejde følger en særlig ledelsesopgave – distanceledelse.
At arbejde fysisk på distancen er jo ikke noget, der er ukendt for os. For en leder i Udlændingestyrelsen er distanceledelse en grundlæggende forudsætning, fordi vi er en styrelse på flere geografiske lokationer. Men også fordi vores arbejdsopgaver fra tid til anden gør, at medarbejderne arbejder langt fra kontoret, teamet og chefen – f.eks. hvis man er udsendt som en del af Danmarks bidrag til EASO, er på fact finding mission eller skal afvikle en asylsamtale i et jysk arresthus.
Og vi har i Udlændingestyrelsen – hvis jeg selv skal sige det – generelt været gode til distanceledelse. Vi har haft fokus på at forberede distancearbejdet godt, inden det indledes, der følges løbende op og kommunikeres ofte, og vi har den digitale understøttelse af arbejdsopgaverne på plads. Men noget er anderledes nu – noget, der for mig at se betyder, at vi som topledelse må genbesøge, hvordan vi mere langsigtet håndterer og videreudvikler distanceledelsen.
Det, der er anderledes, er omfanget og udstrækningen af den adskillelse, vi har oplevet siden covid-19 udbruddet og den generelle nedlukning i marts 2020. Vi er alle væk fra hinanden og det fysiske fællesskab på kontoret, den fysiske adskillelse har varet længere end normalt, og vi ved ikke, hvornår og hvordan vi kan samles igen på ”gammeldags maner”.
Nu er vi i en situation, hvor distancen så at sige ikke er selvvalgt og/eller opgavebestemt, hvor vi ikke kender bagkanten, og hvor vi som samlet arbejdsplads står over for en af de største forandringer, vi længe har oplevet. Og for Udlændingestyrelsens vedkommende sker det samtidig med, at styrelsen i juni 2020 flyttede mere end 400 arbejdspladser fra København til det nye hoveddomicil i Næstved.
Debatten har allerede bølget i de seneste måneder om lykken (eller ulykken) ved den nu udstrakte brug af hjemmearbejde. Der argumenteres med øget produktivitet, større fleksibilitet, mindre sygefravær, mindsket klimabelastning af transport mv.
Men hvis vi ikke er gode til at håndtere ledelse på distancen, er der måske også en bagside af medaljen – vi taber sammenhængskraft og kan eksempelvis ikke modtage vores nye medarbejder helt så godt, som vi gerne ville.
I Udlændingestyrelsen har vi løbende en del personaleudskiftning, da vi traditionelt er en ”starter-styrelse”, hvor mange nyuddannede får deres første års grundige indføring i offentlig administration og forvaltning. Vi er derfor også vant til – og dygtige til – at tage imod mange nye medarbejdere.
Men vi er nødsaget til at lære nye dyder ud i distanceledelse, hvis vi under de nye vilkår fortsat vil lykkes med at få vores nye medarbejdere godt integreret i vores organisation. Vi er således bl.a. i gang med at få justeret pre-boarding og on-boarding til, at det foregår mere digitalt.
Det er dog ikke det samme som den daglige sparring og videndeling, den løbende kompetenceudvikling og feedback fra chefen, de skæve historier og den frie snak ved frokosten eller i kanten af kontormødet, fredagsøllen og i det hele taget at blive en del af virksomhedskulturen. Men den digitale velkomst er et af de værktøjer, vi som ledelse har. Og så øver vi os på at have nærvær til vores nye kollegaer over distancen, hvor man pendler mellem telefon, skype og mail – øver sig i digital fællesmorgenmad osv.
Tilsvarende kan jeg have en bekymring for udviklingsarbejdet, de spøjse ideer og nye projekter mv., som jeg ser en tendens til, at man udskyder til fordel for at kunne lave standardiserede vanlige opgaver, der ”passer til” hjemmearbejdet.
Tag endelig ikke fejl – jeg er umådelig stolt af det engagement og den opfindsomhed, som chefer og medarbejdere i Udlændingestyrelsen har lagt for sagen siden marts 2020 i forsøget på at holde fanen højt og være nærværende hos den enkelte medarbejder samtidig med, at der tænkes i helhed, udvikling og sammenhæng i organisationen. Vi er blevet rigtig gode til blandt meget andet digitale møder, online fredagsbarer, stemningsrapporter fra hjemmekontorerne og fitness via weblink. Det har bragt os rigtigt godt igennem det første halve år med covid-19, flytning mv.
Men vi må ikke stoppe her – vi må fortsat udfordre os selv som ledelse og organisation på, hvordan vi bliver endnu bedre til at arbejde på distancen – at udnytte potentialerne og uden at tabe kulturen.